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企业如何选择合适的内容管理系统

信息来源:协会网站采编
         对以结构化内容为主、需要细粒度重用的企业而言,纯XML的内容管理解决方案最适合不过了,而基于文档的内容管理则非常适合管理内容重复使用可能性很小的企业。
        面对企业急剧增长的结构化内容,人们对结构化内容及管理产生了日益浓厚的兴趣。不过,考虑企业内部还同时存在不少的非结构化内容,因此,建立一个能综合管理结构化与非结构化内容的混合型内容管理系统不失为一种办法。
        结构化内容与非结构化内容
        结构化内容这个短语往往意味着用可扩展标记语言(XML)封装的文本和图形。严格来说,并不一定非得是XML,任何标准语言都能够封装。只是如今XML已成了在各种系统之间交换结构化内容的通用手段,所以这种习惯定义足够了。结构化内容又分为两小类:
        1.符合结构化规范的XML内容;
        2.其他任何XML内容。
        这种区别意味着,只要符合文档类型定义(DTD)或者XML模式(XML Schema)里面的规则,任何XML内容都是名副其实的结构化内容。其他一切内容多少都是使用一个或多个XML标签封装的文本和对象(可能是一页一页的文本和对象)。
        达尔文信息类型化体系结构(DITA)和DocBook就是基于标准的规范的两个例子,它们可用于创建规则驱动的结构化内容。DITA采用的是主题风格的组织形式,这类似应用程序的帮助文件:你选择一个主题或者关键字,就能看到介绍下一步内容的列表。DocBook采用的是类似图书的组织形式,它由章节和段落组成。编写符合DITA或者DocBook的结构化内容时,在对文本里面的某些地方可以加入内容或者加入哪些类别的“元素”方面,这些标准有一些限制。这些规则表明了各元素之间的关系,也非常清楚地表明了元素可以在其他地方怎样重复使用。这样一来,DITA和DocBook(及其他结构化内容标准)允许整页文本可以划分成独立的语句、段落或者章节——它们可用于许多已制作完成的文档,从而促进内容的重复使用。
        对非结构化内容来说,“重复使用”显得有些不切合实际。非结构化内容通常指某人撰写、绘画出来的各种内容,或者按照他自己的某个想法对已有的内容进行编辑加工而成的各种内容。电子邮件、文本消息、即时消息、网页、通话内容、图形、文字处理文档以及根据某人自己的“规则”来创作或者整理的几乎各种内容都是非结构化内容。
        含有文本和图形的微软Word 2003文档也是一种典型的非结构化内容,除了作者自己的观点及Word程序本身的限制因素外,使用Word编写什么内容本身并没有其他规则。为了重复使用非结构化内容,必须从文本里面摘取目标信息,经过重新创作后,使其符合目标文档的上下文。总体上说,重复使用来自许多非结构化文档的内容很费时间。
        判断内容的类型
        随着更多的内容创作团队考虑使用企业内容管理(ECM)解决方案来管理越来越广泛的内容,判定产生的内容属于哪种类型,即属于结构化的内容还是非结构化的内容,对选择内容管理系统(CMS)的最终决定非常重要。
        以结构化内容为例。结构化内容创作确保内容可以高度重复使用,因为定位及重复使用高质量内容要比创建高质量的新内容来得省事。由于时间同时影响着成本和进度,高质量内容的高度重复使用可以以较低的总体成本获得更高质量的内容。换句话说,结构化内容创作其实降低了制作高质量文档的总成本,不过前提是公司保证内容的高度重复使用。这种情况下,你自然需要选择这样一种内容管理系统,它可以通过其用户界面和底层体系结构来促进重复使用。这往往意味着:为了管理基于XML的结构化内容,你需要纯XML的CMS。
        当然,有人会问:“我的对象模型需要多细的粒度?”对于内容管理解决方案来说,必须有一些操作可以支持整个文档的重复使用,还要有一些操作可以支持段落和句子的重复使用。对这个问题的不同回答也就表明了纯XML的CMS解决方案何时可以获得最大价值。
        选择合适的内容管理系统
        比较老的知识管理模式一般侧重于出版、发布或者以其他方式交付静态内容,因此对细粒度的支持要求很低。支持整个文档或者一篇文档中几页的重用对知识管理系统来说已经足够。因而,基于文档的CMS非常适合这种解决方案。反过来,管理内容高度动态变化的成长型公司(譬如,让客户支持团队可以提交客户反馈、把内容直接嵌入产品文档中的公司)就需要粒度非常细的内容模型,以便在段落或者语句层面跟踪内容变动。譬如说,营销传播部门需要语句级别的细粒度,因为它们要不断删减来自不同地方的语句,从而制作数据表单、产品手册及类似的非叙述性补充材料。它们要知道这些语句什么时候发生了变化,以便更新对应的材料。具有这种运作效率的公司确实需要基于XML的CMS解决方案,因为这种体系结构能够在任何级别的内容细粒度下始终获得所需的结果。总的来说,决定采用结构化方式产生动态的产品内容,就预示着需要段落和语句级别的纯XML的CMS。
        最好使用基于文档的CMS来管理创作非结构化内容的作者或者系统。这种CMS解决方案提供了一些基本内容服务,如签入、签出、文件级版本控制、高效率访问控制和工作流路由等。另外,基于文档的CMS是一个理想平台,适合于插入记录管理选件、添加基于表单的路由功能(譬如让保险索赔单通过审批过程传送),或者连接到传统的数据仓库系统。提供这几种内容管理系统的厂商通过充分利用非结构化文档的方法和技术,为客户带来了巨大价值。
        要提防厂商在XML内容存储功能方面的炒作,以为能存储结构化内容就能支持粒度很细的内容模型以及高度重复使用性。基于文档的很多CMS系统根本就没有支持结构化内容模式的体系结构。它们通常基于关系数据库技术,而这种技术的性能会随着内容元素数量的不断递增而急剧下降。换句话说,它们适合文档级和页面级管理的,而并不适合段落级和句子级的管理。
        纯XML的CMS采用了截然不同的体系结构。一个主要特点就是,随着元素数量不断递增,性能只是呈线性下降。这种系统非常适合结构化内容模式,即成千上万的XML片段可在各种输出文档中重复使用,因为在遍历这些片段关系的过程中,性能几乎不会出现什么下降。另外,XML CMS以纯XML的方式维持内容的完整性和关系,不管对象重复使用了多少次,而关系数据库体系结构必须把这些关系映射成中间表——内容每重复使用一次,中间表都会急剧变大。
        实施结构化内容管理的步骤
        以下是对结构化内容进行管理的具体步骤:
        1. 在采用结构化的内容创作形式之前,评估企业的内容创建流程。这里有一些好的衡量指标:可读性(有些自动化工具能够得出可读性分数)、事实上的错误数量(用文档中的错误来表示)以及作者完成文档的制作需要多长时间。这些指标都是数字形式,所以很容易纳入到你自己计算趋势和异常的方法中。它们对公司主管来说也很重要,因为它们可以帮助预测客户满意度(通过可读性和准确性而得)和成本(通过时间而得)。另外,它们也可以自动评估(这可能需要IT部门的一点帮助,来建立自动收集机制)。
        理想情况下,这些数字会进入仪表板,可以频繁跟踪。一旦结构化内容生产集成到业务流程中,就可以马上看到指针的变化。
        2. 提高员工的技能。内容创作团队除了要经过XML创作工具方面的全面培训,还需要了解结构化内容创作的概况(譬如参加有关DITA的学习班)。学习几天的“简略主义”也很有必要,因为源文本内容简洁,就更容易重复使用内容。应当在采用结构化内容创作或者选择CMS解决方案的任何步骤之前参加这种培训。只有经过一段时间后才能获得这方面的知识,而养成重复使用内容的习惯也要付出努力。另外,结构化内容创作工具不是一应俱全的。譬如说,针对DocBook优化的一款工具并不总是能很好地与DITA兼容,所以有必要另外出钱请顾问帮你选择合适的结构化内容创作工具。一旦工具和技能落实到位,选择结构化内容管理解决方案提供商就会容易得多。
        3. 选择针对结构化内容的重复使用而优化的CMS,然后让CMS厂商通过书面形式承诺与企业现有的内容管理解决方案集成起来。这一点再怎么强调都不过分。每个企业都存在结构化内容和非结构化内容,管理前者的系统并不一定善于管理后者。选择的解决方案应该能够与现有的内容管理系统硬件、软件及相关流程共存。要是你必须取代现有的企业内容管理系统,千万不要违反这条原则:XML内容与纯XML的内容管理系统配合使用效果最好。其他搭配都会受到影响,令人失望的性能指标可以表明这一点。
        4. 经过六个月的结构化内容创作后,比较一下企业在采用结构化内容创作前后的性能变化。最近的调查数据表明,一流的企业其产生的结构化文档通常高出46%。平均而言,这些公司在绝大多数时候都能够如期完成文档制作,转换产品文档内容所用的时间只有其他一些公司的一半,而且产品发布后,对文档所作的改动要少三分之二。所以,一流的企业把内容的可重复使用性作为评估指标也就不足为怪了。一般而言,易于长期评估及跟踪的简单指标可以清楚地表明结构化内容创作获得的诱人回报。
        5. 采用标准的DTD和XML模式。在实施结构化内容创作之初要制订一套内容规则,其惟一办法就是从头开始制订。过去只有像政府、军事承包商和跨国公司这些大型组织才有资本花18个月时间来完成这项工作,并且承受一路上犯下的许多失误。如今,DocBook、DITA及类似标准大大简化了制订这些规则的工作,而且提高了正确性。另外,这些标准可以免费或者只用很少的钱就能使用。它们凝聚了数百名结构化内容专业人士的丰富经验,已经在诸多行业得到了广泛检验,可以让你免去诸多麻烦和资金。
        随着企业内部结构化内容和非结构化内容的日渐增多,评估混合内容管理方案极具意义。对采用了结构化内容创作以便细粒度地重用的企业而言,纯XML解决方案最适合不过了。同样,基于文档的CMS非常适合管理重复使用性很少的内容。不过,更重要的是,要始终注意采用综合的技术框架来兼顾结构化内容和非结构化内容。
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